Retail Solutions helpt retailers al jaren bij het maken van een optimale personeelsplanning. Juist in deze tijd, met hoge omzetten maar ook hoge kosten en lagere volumes, kan dat voor supermarktdirecties de sleutel zijn tot grip op winst en rendement, en rust voor de filiaalmanagers.

Door: Gé Lommen (Foodpersonality) Foto: Bart van Dieken

De omzetten van supermarktketens en van supermarktondernemers zijn sinds de inval van Rusland in Oekraïne grotendeels gestegen. Maar achter die gunstig ogende cijfers zitten ingrijpende nadelige effecten van het begin van die oorlog en deels ook problemen uit de periode toen de samenleving uit de coronaperiode kwam. En dan bedoelen we vooral prijsstijgingen, meer kosten en lagere volumes. Lagere volumes, omdat consumenten graag weer eens naar de horeca gingen. De prijsstijgingen van grondstoffen en energie sinds vorig jaar zijn nog steeds voelbaar. En daardoor zijn de volumes ook onder druk komen te staan, Consumenten kwamen in een bezuinigingsmodus en dat is nog niet voorbij. 

Daarnaast heeft ook supermarktpersoneel hogere lonen, voortvloeiend uit cao’s en uit de behoefte om het besteedbare inkomen overeind te houden bij al die gestegen kosten. Bovendien bleken er ook opeens overal personeelstekorten te ontstaan. Ook een factor die hogere lonen en dus hogere personeelskosten met zich meebrengt.

Dat zet allemaal druk op de exploitatie van een supermarkt. Of we het nu over een formule in z’n geheel hebben, of over een franchisenemer of ondernemer; iedereen bekijkt hoe die druk op het rendement wat minder kan.

“Personeelskosten zijn een groot deel van de totale kosten, in supermarkten bedragen deze doorgaans 7 tot 12% van de omzet, soms zelfs hoger, afhankelijk van de formule. En aan deze kosten kun je vaak meer veranderen dan aan andere kosten”, aldus Marc Splithof, algemeen directeur van Retail Solutions.

Retail Solutions heeft supermarktformules en supermarktondernemers als klant. Die klanten zijn: Jumbo, Coop (althans, het voormalige ‘Coop-gedeelte’ uit de fusiecombinatie ‘Plus/Coop’), Vomar, Jan Linders, Amazing Oriental, maar ook franchisenemers van Albert Heijn en Jumbo, bij elkaar zo’n 550 vestigingen van die franchisenemers. Daarnaast heeft Retail Solutions ook in de non-fooddetailhandel klanten, zoals tuincentraformules Intratuin en Ranzijn en cosmeticaformule Kiko Milano.

Retail Solutions biedt die formules en ondernemers een optimale personeelsplanning. Het gaat om: ‘workforce-management’ en de afkorting ‘PMT’, de naam van de software die Retail Solutions biedt (afkorting van ‘personeelsmanagement-tool’).

Om in detail voor ogen te krijgen wat dat voor een formule of een ondernemer inhoudt, neemt Splithof in de uitleg een broodafdeling van een supermarkt als voorbeeld. 

De omzetverwachting van ‘over twee weken’ is begroot, op basis van o.a. resultaten en verkooppatronen uit het verleden. De broodafdeling heeft ook een begrote omzet voor over twee weken. Stel, die is € 40.000. Retail Solutions heeft voor die supermarkt dan een normeringsmodule, met als kernvraag: wat mogen de personeelskosten zijn van die week waarin die afdeling die € 40.000 omzet draait? Op basis van de input van organisaties en de medewerkers levert Retail Solutions dan een basisplanning. Die planning omvat alle aspecten en details die mee moeten wegen.

Splithof: “Die basisplanning produceren we niet standaard, die leveren we op maat, want het is altijd maatwerk. Die planning is ook toegankelijk voor elke medewerker die hierbij betrokken is. En die is in overeenstemming met de doelstellingen en wensen die de franchisenemer, de multifranchisenemer en/of de formule met ons heeft afgesproken voor die ene supermarkt. De planning is dus zogezegd ‘compliant’ met die doelen en wensen, met algemene en actuele regelgeving over de relatie werkgever-werknemer zoals cao-afspraken, en met de wens om de medewerkers zo in te zetten dat er geen onnodige loonkosten in sluipen, terwijl de kwaliteit op niveau is.”

Wat zijn onnodige loonkosten?

Splithof: “De afdelingsmanager van de broodafdeling uit het voorbeeld heeft een hoger loon dan de andere medewerkers, je moet die niet het werk laten doen dat anderen kunnen doen. Zo voorkom je loonkosten die niet nodig zijn. Je bepaalt ‘de kwaliteit die nodig is’ om die broodafdeling optimaal te laten functioneren: de inzet en de competenties, maar ook niet meer dan wat nodig is – om uiteindelijk op zo laag mogelijke loonkosten uit te komen, mét de gewenste kwaliteit.”

Maar er kunnen nog situaties veranderen in die week of in de aanloop naar die week?

“Jazeker, dat kan van alles zijn. Iemand meldt zich enkele dagen daarvóór opeens ziek. Een ander vraagt om extra verlof vanwege onvoorziene privé-omstandigheden. Laat ik er één element uitkiezen. Stel, het blijkt nét vóór die week dat het mooi weer wordt en deze supermarkt verkoopt meer stokbrood bij mooi weer. Een heel duidelijk voorbeeld is barbecuevlees van de slagerij-afdeling. Dan biedt onze software meteen de mogelijkheid om te sturen op die verandering in die eerdere planning: of meer uren van de medewerkers als dat kan, of meer mensen of meer uren van die mensen die de ondernemer, filiaalleider of afdelingsmanager in de zogeheten ‘flexibele schil’ ter beschikking heeft. 

En het kan ook de andere kant uit gaan: het wordt slechter weer, en het betekent dat de afdeling dan geen € 40.000, maar € 30.000 omzet per week draait, dan haal je meer uren weg, je gaat minder mensen uit die flexibele schil inzetten, maar het kan ook zo zijn dat je in die week bepaalt dat er meer wordt schoongemaakt dan anders. Hoe dan ook: door die exacte ‘management-tool’ heb je als formule, als ondernemer of als filiaalleider voortdurend online in kaart wat je kosten zullen zijn. Aan het eind van de week kan het geen verrassing zijn waar je op uit bent gekomen. Dat geeft rust en vertrouwen.

Na die week kun je op basis van onze informatie ook evalueren. Wat zijn de werkelijke uren en kosten geweest, wat komt er uit de nacalculatie? Besparing op je loonkosten is het uitgangspunt. Daarnaast: altijd en overal is die informatie toegankelijk, het staat zogezegd ‘in de cloud’. En dus heb je altijd inzicht in die loonkosten en je kunt altijd meteen ingrijpen als je uit de pas loopt. 

Met onze applicatie kun je ook je loonkosten als percentage van de omzet beheersen – en zo nodig verlagen. Waardoor je je rendement ook in moeilijke tijden zoals nu overeind kunt houden

En met onze applicatie kun je uiteindelijk dan ook je loonkosten als percentage van de omzet beheersen – en zo nodig verlagen. Waardoor je je rendement ook in moeilijke tijden zoals nu overeind kunt houden.”

Retail Solutions bestaat nu dertien jaar en is opgericht door twee zonen van wijlen Wim Wahle, destijds een C1000-ondernemer die bekend was in de sector. Zoon William is tegenwoordig Jumbo-franchisenemer, en de andere twee zonen, Robin en Symen, startten dertien jaar terug met de ontwikkeling van software voor personeelsplanning. Dat groeide uiteindelijk uit tot Retail Solutions, met vandaag de dag dus die grote klantenkring in de supermarktsector. 

Splithof zelf is ook uit die sector afkomstig, hij werkte achttien jaar bij Coop. Begonnen op de winkelvloer als scholier, daarna op kantoor actief op het gebied van operations (‘workforce-management’) en de laatste vijf jaar medeverantwoordelijk voor strategie-implementatie (projecten en programma’s). Vorig jaar werd hij algemeen directeur bij Retail Solutions.

Retail Solutions is kennelijk door de jaren heen flink gegroeid. Het verbaast me een beetje, ik zou eerder denken dat supermarktbedrijven op een gegeven moment jullie dienst zelf gaan ontwikkelen.

“Nee, het gaat juist een andere richting uit. Supermarkten zien dat ‘workforce-management’ een apart vak is en laten dat graag aan een specialist over. Dat zijn wij. Maar we zijn voor formules en ondernemers geen softwareleverancier in de zin van ‘nou, hier heb je het pakket, en bedankt’. We gaan een echt partnership aan. We hebben zeker elke week contact of zelfs langer overleg met al onze klanten, vaak zelfs meer. Dat zit in onze ‘customer success’-aanpak. Die is inmiddels volledig uitgerold bij alle ketens die wij bedienen en wordt verder ontwikkeld voor alle franchisers en multi-franchisers. We zien veel mooie voorbeelden van formules die op hoofdkantoorniveau tot wel 20.000 loonstroken per periode creëren, waar dan slechts 1 of 2 FTE salarisadministratie benodigd is. Puur omdat de input vanuit PMT zuiver en volledig is. Maar, bovenal heb je als formule regie, overzicht en inzicht. Daardoor kun je sturen op een van de belangrijkste factoren voor rendement in de retail: loonkosten en kwaliteit.”

Hoe moet ik me Retail Solutions in de nabije toekomst voorstellen?

“We hebben ook ‘expertgroepen’, met wie we overleggen. De klant is uiteraard het uitgangspunt, maar we bedenken niet los van de klant wat we de klant nog meer kunnen bieden, nee, we ontwikkelen producten en/of diensten juist in nauw contact met de klant, die deel uitmaken van die expertgroepen. We zijn momenteel bezig om software te ontwikkelen voor ‘task-management’. Een instrument waarmee je taken, handelingen en situaties in detail vastlegt. Supermarkten omvatten veel taken die ‘terugkerend’ zijn, kassa draaien, vakken vullen, brood bakken, artikelen bestellen, de vloer of afdelingen schoonmaken etc. Maar in deze tijd van personeelstekorten heeft de supermarkt ook meer in- en uitstromers dan voorheen. En een afdelingsmanager moet dan telkens een nieuwe medewerker uitleggen wat hij of zij moet doen en op welke manier en in welk tempo. Dat willen wij met onze nieuwe software oplossen. Dat vloeit dus voort uit ons contact met onze klanten.

Daarnaast – en dat is dan even iets anders – zien wij onszelf in de toekomst verder groeien, door meer uit te breiden in de richting van non-food, denk aan drogisterij en doe-het-zelfformules en andere ketens in de non-foodretail. Onze expertise is nauw verweven met de supermarkt, en Retail Solutions is ook ‘in de supermarktsector ontstaan’. Want de supermarkt met z’n geringe marges is altijd veel meer op kostenreductie gericht geweest dan non-fooddetailhandel, met doorgaans ruimere marges. Toch is ons aanbod ook voor non-fooddetailhandel relevant. 

We zien dat non-foodformules in deze tijd van flinke inflatie en druk op de volumes ook steeds meer beseffen dat kostenbeheersing cruciaal kan zijn voor het uiteindelijke resultaat. We zijn momenteel partner voor 1.300 winkels in Nederland en tel je alle personeel op, dan hebben we momenteel ruim 120.000 gebruikers. Door middel van onze groei-ambities kunnen we voortdurend blijven investeren in de kwaliteit van onze dienstverlening en daarmee kunnen we samen met de klant blijven groeien. Dat is immers onze missie: het leven van retailers helpen makkelijker te maken.”